Kategoriler
LibreOffice LibreOffice Rehber Yazıları

LibreOffice ile doldurulabilir PDF form belgeleri oluşturmak

Bir önceki yazımda yine LibreOffice ve PDF üzerindeki marifietlerinden bahsetmiştim. Gelen olumlu tepkiler ile LibreOffice’in PDF’ler ile yapabildiği bir güzel marifetten daha bahsedeyim dedim. LibreOffice sayesinde, ek bir yazılıma gerek kalmaksınızın doldurulabilir PDF belgeleri oluşturabilirsiniz.

Nedir bu Doldurulabilir PDF Formu?

Doldurulabilir PDF, günlük hayatta bir çok yerde karşımıza çıkan “Formlar; Sipariş formu, ders kayıt formu, dilekçe formu ve bilimum başvuru formu…” konusunda işimizi çok kolaylaştıran bir özellik.

Benim en sevmediğim şeylerden biri bu formları elle doldurmak zorunda olmak, İnternetten bir form doldurmanız isteniyor, önce döktürüp sonra doldurun dendiği zaman içim sıkılıyor doğrusu, hem yazım çok çirkin hem de yanlış yazdığımda düzeltmesi yeni baştan doldurması gerçekten zahmet.

Bir de dolduran taraftan değil de, bu formları okuyan ve işeleyen taraftan bakarsak, kargacık burgacık yazılar, bu yazıları okuyup tekrar bilgisayar üzerinde bir hesap tablosuna veya başka bir veri alanına elle yazmak gerçekten işgücü kaybı ve çalışana zülum! Patron veya yönetici olsanız, böyle gereksiz bir iş tekrarı için iş gücünüzü gereksiz yere kullandığınız için maddi bir kaybınız da olurdu.

Tabi ayrıca bir de “Kurumsallık” boyutu var, düşünsenize, müşteriniz lan büyük bir şirkete elle doldurması için bir form gönderiyorsunuz… Bunun önüne geçmek için bazen bu formları metin belgedesi(odt, doc etc) veya hesap tablosu(ods, xls) biçimlerinde gönderilebiliyor. Ama bunda da, biçim ve düzen sorunlarından dolayı form istenilen şekilde görüntülenemiyor, sayfalar kayıyor bazen de müşteri veya formu dolduran kişi formun alanlarını kafasına göre değiştiriyor siliyor vs vs… Bunun için en güzel alternatiflerden biri Doldurulabilir PDF formları oluşturmak.

Doldurulabilir PDF formunda, belirlediğiniz alanlar form belgesini açan kişi tarafından düzenleme yapılmasına ve işaretlenmesine izin veren bir belge yapısı oluşturulmakta. Bu sayede dolduran kişi ona tanımlı alanlar dışında bir değişikik yapamamakta ve form biçimi ve düzeni de korunmakta.

Bu sayede hem formu doldurmak hem de formu okumak ve işlemek çok kolay. Formu işlemek basit bir kopyala yapıştır işlevine dönüşmekte. Ayrıca, formu işleyen kişinin yapabileceği -hepimiz insanız ve yazılarımız genellikle çirkin- okuma ve yazma gibi hataların da önüne geçerek doğru bilginin aktarılmasını sağlamak sunulan çok büyük bir fayda!

Haydi LibreOffice ile Yapalım

LibreOffice ile doldurulabilir PDF formu oluşturmak gerçekten çok kolay. Writer, Calc, Impress ve Draw bileşenlerinin hepsinde doldurulabilir PDF oluşturabilirsiniz.

Nasıl yapıldığını göstermek için ben Writer üzerinde basit bir form hazırladım.

Doldurulabilir PDF formları oluşturmaya başlamak için ilk adım olarak menüden

Dosya -> Görünüm -> Araç Çubukları yolundan “Form Denetimleri” araç çubuğunu seçelim ve oluşturduğumuz beldeki alanları bu araç çubuğu sayesinde belirleyelim.

LibreOffice ile doldurulabilir form oluşturmak için Form Denetimleri Araç Çubuğu'nu aktifleştirelim
LibreOffice ile doldurulabilir form oluşturmak için Form Denetimleri Araç Çubuğu’nu aktifleştirelim

Ben düz metin kutuları, onay kutuları ve seçim kutusu kullandım. Solda gördüğünüz Form Denetimleri Araç çubuğunda metin kutusunu seçtikten sonra oluşturmak istediğiniz alana tıklayıp alan boyutu nispetinse sürüklediğinizde alana kolayca sahip olacaksınız. Bu alanların biçimlendirilebilir olduğunu belirteyim. Bu sayede, alanların yazı tipinden tutun rengine davranışına kadar istediğiniz tanımlamaları yapabilirsiniz.

Metin kutusu alanının özelliklerini değiştirebilirsiniz
Metin kutusu alanının özelliklerini değiştirebilirsiniz

Burada, özellikle çok satırlı tasarlaan kutular için bir ipucu vermek isterim, adres gibi çok satırlı olmasını tasarladığınız kutucuları aşağıdaki gibi ayarlamanız gerekmekte

Metin kutusunu çok satırlı hale getirmek
Metin kutusunu çok satırlı hale getirmek

Formumuzu tamamladıktan sonra geriye bu formu PDF biçiminde dışa aktarmak kalıyor. Burada yine araç çubuğundaki PDF olarak dışa aktar simgesi yerine bu işlemi;

Dosya -> PDF Olarak Dışa Aktar yolu ile yapmak gerekiyor, burada açılacak PDF Seçenekleri iletişim penceresinde “PDF formu oluştur” seçeneğinin işatretli olduğundan emin olduktan sonra “Dışa Aktar” düğmesine basarak düzenlenebilir PDF formumuzu kaydediyoruz.

LibreOffice ile hazırlanmış doldurulabilir formu PDF olarak dışa akarmak
LibreOffice ile hazırlanmış doldurulabilir formu PDF olarak dışa akarmak

Formumuzu oluşturduk ve dışa aktardık. Artık bu form PDF okuyucu ile açıp doldurabilir.

Nasıl olduğuna bakmak için PDF okuyucusu ile açalım.

LibreOffice ile oluşturulmuş PDF formu PDF okuyucu ile Düzenlemek - Adobe Reader
LibreOffice ile oluşturulmuş PDF formu PDF okuyucu ile Düzenlemek – Adobe Reader

Görüldüğü üzere formu rahatça düzenleyebildim, seçim kutularını işaretledim. Dikkat ederseniz, okuyucunun üst kısmında bu PDF’nin doldurulabilir olduğu ile ilgili bir uyarı bandı belirdi. Bu bandı gördüğünüz PDF dosyaları doldurulabilir belgelerdir. Formu doldurduktan sonra kaydedip gönderebilirsiniz.

Yukardaki örneği Adobe Reader ile vermemin sebebi, büyük ihtimalle oluşturacağınız formları göndereceğiniz kişilerde bu okuyucunun yüklü gelmesi. Gördüğünüz gibi sorunsuz şekilde görüntülenebiliyor ve düzenlenebiliyor. LibreOffice ile çalışmanızın önünde bir engel yok.

Gelelim sevdiğimiz Linux sistemimiz üzerindeki okuyuculara. Bu okuyucularda da oluşturduğumuz formları rahatça doldurabilir ve kaydedebiliriz.

Okularda doldurulmuş PDF formu
Okularda doldurulmuş PDF formu

Okular’da da beliren uyar bandına dikkatinizi çekerim, Formları Göster seçeneği ile, doldurulabilir form alanlarını aktif ederek doldurmaya başlayabilirsiniz.

Evince'de pdf formu doldurmak
Evince’de pdf formu doldurmak

Nedenini henüz bilmiyorum ama Linux üzerinde bu belgelerdeki Ş ve İ gibi karakterlerin görüntülenmesinde bir sorun olmuş gibi, sanırım sistem yereli veya benim oluşturduğum dosyanın kodlaması ile ilgili bir sorun olabilir. Bakmak lazım.

Unutmadan, formları doldurduktan sonra, doldurulmuş formu PDF okuyucunuzdan  kaydederken “Farklı Kaydet” şeklinde kaydetmenizi öneririm.

Gördüğünüz gibi, LibreOffice ile ek bir yazılıma ihtiyaç duymadan kolaylıkla PDF formlarıhazırlayabiliyoruz.

Denemek isteyenler için: odt dosyası ve pdf dosyası

Mutlu Günler.

– http://www.ehow.com/how_12072772_create-fillable-form-linux.html

– http://askubuntu.com/questions/166875/create-fillable-or-editable-fields-in-a-pdf

– http://ask.libreoffice.org/en/question/6485/can-i-make-a-pdf-consent-form-that-customers-can/

– https://translations.documentfoundation.org/tr/libo_help/translate.html#unit=33070055

Kategoriler
LibreOffice Pardus

Okular’da PDF üzerine not yazmak ve daha fazla okuma alanı!

Okular bence GNU/Linux üzerindekien iyi belge görüntüleyicisi. Her ne kadar Evince kadar hızlı olmasa da sunduğu araçlarla Evince’in çok önünde…

Okular’ın sunduğu araçlar arasında -bir öğrenci, kendince araştırmacı, çalışan olarak- bence en öne çıkanlar; Belge üzerinde vurgulama yapmak, not yazmak, yer imleri eklemek  gibi özellikler. Yapılan her vurgu, not ve ekleme belgede yer imlerine de ayrıca kaydoluyorbu sayede de inanılmaz şekilde geriye dönme şansınız oluyor.

Tez yazarken veya ödev hazırlarken çok önemli bir yardımcı… Onlarca pdf belgesi okuyorsunuz ve sonra aldığınız notları işaretlediğiniz yerleri kolayca bulabiliyorsunuz. Harika! Yalnız dikkat edilmesi gereken, Okular bu yer imleri ve notları dosyada değil, yerelinizde tuttuğu için belgenin yerini değiştridiğinizde yer imi ağacındaki im çalışmayacaktır. Bunun yerine belgeyi “Farklı kaydet” derseniz, notlar da PDF dosyası içerisine dahil edilecektir. Böylece bu dosyayı başka birine gönderdiğinizde notlarınız ve işaretlemeleriniz de alıcının bilgisayarında da okunabilecektir. *

Önemli Bilgi:

Okular’ın 0.15 sürü ile birlikte PDF belgeleri üzerine yazdığınız notlar, yaptığınız işaretlemeler doğrudan PDF dosyasının içine kaydedilebiliyor, böylece farklı bir okyucuda bu PDF dosyasını açtığınızda notları görebiliyorsunuz. Pardus’ta hangi sürüm vardı hatırlamıyorum, ama şu anda 0.15.3 sürümü mevcut.

Örneğin bir PDF dosyası üzerinde çalıştınız ve not aldınız, bunu Windows üzerinde Adobe Reader ile açan bir kullanıcı, sizin yaptığınız bütün işaretlemeleri ve notları görebilir, bunları tıpkı kendi okuyucusundaki gibi düzenleyebilir veya kaldırabilir.

Bu iş hayatında da çok kullanılan (taslaklar, incelenecek belgeler, yorum ve bildirimlerde) bir özellik olduğu için bir kez daha not düşeyim dedim. PDF üzerinde not almak için Linux size yeter. Sadece okular değil, Xournal gibi yazılımlar ile de PDF dosyalarına not veya işaretleme ekleyebilirsiniz. Özgür olmayan Mendeley’in de bunu yapabildiği söyleniyor.

Şöyle iki ekran görüntüsü ekleyerek olayı pekiştirelim. Resmet gönder, yoksa yaşanmamıştır demesinler.

Okular'da PDF'lere not yazmak, işaretlemek
Okular’da PDF’lere not yazmak, işaretlemek

Aynı dosyayı Windows üzerinde Adobe Reader ile açınca:

Okular notları ve işaretlemeleri Adobe Reader'da  sorunsuz şekilde görüntüleniyor.
Okular notları ve işaretlemeleri Adobe Reader’da sorunsuz şekilde görüntüleniyor.

Sonuç mükemmel!

PDF dosyalarında değişiklik ve eklemeler yapmak için ise LibreOffice Draw’da PDF içe aktarmayı kullanabileceğinizi de tekrar hatırlatayım.

Neyse, konuyu iyice yaymadan, bu yazıyı yazmaya başlarken Okular’ın okuma alanı ile ilgili bir yazı yazmaktı amacım. Bu konuya gelirsek, geçen hafta doktora ödevi yaparken onlarca PDF biçiminde makale rapor vb okurken, tez yazdığım zamanlardan aklımda kalmış bir konuda hata kaydı gireyim dedim, tam hatırlayamadığım bir konu fakat Okular’ın araç çubukları sabitti ve yerkerini değiştiremiyorduk. Bunun çok önemli bir handikapı vardı, okunur alanı genişletemeyince daha çok miktarda yazıyı aynı büyütme seviyesinde okuyamıyorduk. illa ki yazılar küçülmeliydi, bu da okuma konforunu düşüren bir öğreydi, özellikle dizüstü ekranları geniş oluğundan, gerçek sayfa boyutu hissi almak için çok küçük yazı karakterleri ile okuma yapmak zorunda oluyorduk. Üst menü ve sayfa numarası çubuğu gereksiz yer tutuyordu, aynı şekilde yatay sayfaları da görüntülerken sağ ve sol araç çbukları çok yer kaplıyorud.

Uzatmadani KDE harta takip sisteminde bir hata kaydı açtım, sağolsun Kai Uwe Broulik isimli kullanıcı bunu yapabileceğimi söyledi ve tarif etti, doğrusu çok şaşırdım ve bu faydalı ipuçlarını buradan paylaşayım dedim:

Tedaviden önce:

Okular varsayılan görünüm,  P dikey sayfalar için L ise yatay sayfalar için taşıma önerisi
Okular varsayılan görünüm, P dikey sayfalar için L ise yatay sayfalar için taşıma önerisi

Görüldüğü gibi, mevcut alanlar özellikle dikey sayfalar için sıkıntılıydı.

Tedavi:

– Menü araç çubuğunu gizlemek: Araçlar – Menü Çubuğunu Göster(CTRL+M) geri getirmek için belge dışındaki boşluk alanda sağ tıklayıp Menü Çubuğunu göster veya CTRL+M tuş birleşimini kullanabilirsiniz.

– Soldaki araç çubuğunu başka yere taşımak için: Araç Çubuğuna sağ tıklaın ve Araç Çubuğu Konumunu Kilitle’deki işareti kaldırın ve araç çubuğunu dilediğiniz konuma sürükleyin

– Durum çubuğunu gizlemek için: Ayarlar – Sayfa Çubuğunu göster seçeneğindeki şareti kaldırın. Sayfa göstergesini araç çubuğunda da gösterebilirsiniz, çünkü bu haliyle gerçekten yer israfı yapıyor. Bunu yapmak için, araç çubuğuna sağ tıklayın ve Araç Çubuğunu Yapılandır’ı seçin, burada açılacak iletişim penceresinin tepesinde Ana Araç Çubuğu, bağlığı altında bir açılır liste bulunmakta burada <okular_shell> yerine <okular_part>’ı seçin ve Sayfa Numarası bileşenini sağ taraftaki etkin bileşenlere taşıyın. İstediğiniz başka bileşen varsa onları da buradan ekleyebilirsiniz.

– Sol denetim çubuğundaki simegeleri küçültmek – Durum çubuğuna sağ tıklayın ve küçük simgeleri seçin. Küçük resimleri etkinleştirmek veya gizlemek için, Küçük Resimler simgesine tıklayabilirsiniz.

 Tedaviden sonra: 

Okular'ın yeni okuma düzeni
Okular’ın yeni okuma düzeni

Görüldüğü gibi epeyce güzel yer kazandırk. Bu ekran görüntüsündeki resme aldanmayın, şöyle çift sütun ve daha küçük karaktele yazılmış bir makaleyi okurken bu alan çok değerli oluyor… Her sayfada bir ileri bir geri insanın sinirleri bozuluyor…

Benim için çok faydalı oldu bu ipuçları, dilerim sizin de işinize yarar.

Unutmadan, Okular ile sadece PDF dosyası değil, postscript, odf, tiff(fax çıktılarında çok kullanılıyor), djvu, çizgi roman, e-pub biçimindeki e-kitaplar diğer biçimleri görüntüleyebilirsiniz. Bknz: http://okular.kde.org/formats.php

Mutlu günler.

——-

– http://okular.kde.org/formats.php
– https://bugs.kde.org/show_bug.cgi?id=312899
– http://docs.kde.org/stable/en/kdegraphics/okular/annotations.html (Okular’da PDF notları, ve dışa aktarma ile ilgili bilgiler ve ipuçları)

*Diğer bir yöntem ise Dosya-> Dışa Aktar -> Belge Arşivi yolu ile dışarı aktarırsanız, okular uzantılı bir dosya oluşacak ve not ve işaretlerinizi Okular’ın olduğu her yerde açabileceksiniz.